Revenim cu inca o speta rezolvata pentru programul de contabilitate SAGA. Astazi vom analiza modul de completare a ajutorului de deces in SAGA astfel incat declaratia 112 sa fie completata corect.

Analiza este facuta de d-nul Cristian Toma in Blogul SagaSoftware, vezi aici sursa.

Acesta este un articol ce descrie cum se achită acest ajutor de către angajator pentru salariații săi în cazul decesului acestora sau a unui membru al familiei salariaților (membru ce nu era pensionar sau asigurat în sistemul public de pensii la data decesului).

Să vedem puțin mai detaliat despre ce este vorba…

Care este baza legală pentru acordarea ajutorului de deces?

În România ajutorul de deces este reglementat de Legea pensiilor – legea 263/2010 la art.125-130 din aceasta, actualizata cu Legea 155/2015.

Cine este beneficiarul ajutorului de deces și care este cuantumul ajutorului?

Depinde. Pot exista două situații distincte.

Situația 1 – Dacă persoana decedată este salariatul firmei, asiguratul, atunci beneficiarul ajutorului de deces este o singură persoană – cea care face dovada suportării cheltuielilor ocazionate de înmormântare, cu orice mijloc de probă. Acea unică persoană poate fi poate fi, după caz, soţul supravieţuitor, copilul, părintele, tutorele, curatorul sau, în lipsa acestora, oricare persoană care face această dovadă.

Proba suportării cheltuielilor de înmormântare poate fi orice document doveditor sau în lipsa acestora o declarație pe proprie răspundere. Această declarație este nevoie să fie autentificată dacă persoana ce solicită plata ajutorului nu este soţul supravieţuitor, copilul, părintele, tutorele sau curatorul.

Situația 2 – Dacă persoana decedată este un membru de familie al salariatului și care nu era asigurat sau pensionar la data decesului. Pentru aceste cazuri salariatul este îndreptățit la solicitarea ajutorului de deces. În înțelesul legii, prin membru se familie se înțelege:
– soțul,
– copiii proprii, copiii adoptaţi, copiii aflaţi în plasament familial sau cei încredinţaţi spre creştere şi educare familiei, în vârstă de până la 18 ani sau, dacă îşi continuă studiile, până la terminarea acestora, fără a depăşi vârsta de 26 de ani, precum şi copiii incapabili de muncă, indiferent de vârstă, dacă şi-au pierdut capacitatea de muncă înaintea vârstelor menţionate;
– părinţii şi bunicii oricăruia dintre soţi.

Dovada că membrul de familie nu era asigurat sau pensionar se face prin declaraţie pe propria răspundere a celui care solicită ajutorul de deces.

Cuantumul ajutorului de deces se stabilește anual prin legea bugetului asigurărilor sociale de stat.

Acesta, pentru situația 1 de mai sus, este echivalentul a cel puțin câştigul salarial mediu brut pe țară. Spre exemplu în anul 2015, acesta este 2,415 lei.

Pentru situația 2, ajutorul de deces este jumătate din câștigul salarial mediu brut pe țară, jumătate din ajutorul cuvenit pentru situația 1.

Cum se achită ajutorul de deces?
Acesta se achită de către angajator în cazul decesului unuia dintre salariații săi sau a membrilor familiei unuia dintre salariații săi, în baza unei cereri scrise depusă de către persoana ce poate beneficia de acest ajutor, cerere la care se vor anexa următoarele documente, după caz:

– certificat de deces (original şi copie);
– act de identitate al solicitantului (original şi copie);
– acte de stare civilă ale solicitantului, din care să rezulte gradul de rudenie cu decedatul, sau, după caz, actul care atestă calitatea de tutore, curator, mandatar (original şi copie);
– dovada că solicitantul a suportat cheltuielile ocazionate de deces (original şi copie);
– act medical emis sau vizat de medicul expert al asigurărilor sociale, prin care se atestă boala care l-a făcut inapt şi data ivirii acesteia, în cazul copilului inapt în vârstă de peste 18 ani (original);
– adeverinţă care să certifice că, la data decesului, membrul de familie cu vârsta cuprinsă între 18 şi 26 de ani urma o formă de învăţământ organizată potrivit legii (original).

Termenul de plată a ajutorului este de 24 de ore de la depunerea cererii. Angajatorul odată ce va achita ajutorul de deces, va completa pe versoul certificatului de deces  mențiunea “Achitat”, va înscrie data plății ajutorului, va semna și va ștampila acea mențiune, restituind certificatul de deces în original solicitantului ajutorului. Restul documentelor în original, cu excepția ultimelor două, vor fi restituite pe loc, după compararea lor cu originalul.

De unde se suportă ajutorul de deces?
Se suportă din bugetul asigurărilor sociale de stat. Mai exact se deduc din contribuția de asigurări sociale de stat datorată de angajator. În cazul în care suma ajutorului de deces este mai mare decât suma datorată de angajator, diferența va fi restituită de Casa Națională de Pensii prin casele teritoriale pe raza cărora se află sediul plătitorului, după ce acestea verifică documentaţia depusă de angajator.

Ajutorul de deces este drept de natură salarială?
NU. Ajutorul de deces nu este drept de natură salarială și nu se include în statul de salarii. Încă sunt foarte mulți contabili ce cred că acesta trebuie inclus în statul de salarii. Fals. Nu trebuie.

Pentru plata ajutorului, după ce se verifică documentația depusă de solicitant, angajatorul va întocmi, pe numele solicitantului o dispoziție de plată pentru casierie dacă acesta va fi achitat numerar sau un ordin de plată pentru cazul în care se achită prin virament.

În cazul în care cuantumul ajutorului de deces este mai mare decât suma datorată de angajator la CAS, acesta nu poate, nu are dreptul de a condiționa plata ajutorului de deces de primirea diferenței de la casa de pensii.

Cum se înregistrează în contabilitate?
Pe baza documentației depuse se va înregistra în contabilitate astfel:

Exemple – mod de calcul la 2014:

O societate are de achitat ajutor de deces soției unui salariat, în baza cererii scrise a acesteia, Cuantumul ajutorului de deces este 2228 lei, iar suma datorată de către angajator la CAS, pentru fondul să de salarii, este de 5080 lei.

Exemplul este valabil și pentru situația 2 când salariatul beneficiază de ajutor de deces pentru decesul unui membru al familiei sale. Deosebirea față de exemplul acesta este valoarea ajutorului de deces ce va fi la jumătate din cel stabilit pentru decesul salariatului.

Modul de contabilizare va fi

Ce se întâmplă dacă suma datorată de angajator este inferioară ajutorului de deces achitat? Spre exemplu,

O societate are de achitat ajutor de deces soției unui salariat, în baza cererii scrise a acesteia, Cuantumul ajutorului de deces este 2228 lei, iar suma datorată de către angajator la CAS, pentru fondul să de salarii, este de 1040 lei.

Modul de contabilizare va fi

De ce prin 4382? Vă recomand această metodă pentru a nu avea sold negativ la 4311 și pentru a vă permite urmărirea mai ușoară a creanțelor de încasat de la bugetul asigurărilor sociale.

Cum completez D112?
În SAGA, după ce validez statul de salarii din luna în care am achitat ajutorul de deces, voi proceda astfel:
Voi contabiliza diminuarea obligației la CAS unitate și, dacă este cazul, voi trece suma de recuperat în 4382.
În ecranul state salarii, pe statul de salarii validat, voi completa la coloana deductibil o sumă egală cu valoarea ajutorului de deces, dar nu mai mult decât suma datorată la CAS și înscrisă pe coloana debit

Selectați pagina “C.2.Indemnizații sănătate” și în partea inferioară a acelei pagini completați numărul cazurilor de ajutor de deces și suma ajutorului de deces.

Acum puteți genera PDF cu D112 ce să conțină datele despre ajutorul de deces.

Atenție însă! Completând informațiile în ecranul de generare a D112 acestea vor rămâne salvate în pagina de creanțe, dar dacă ieșiți și reintrați în ecranul respectiv veți primi mesajul următor:

În principiu, răspundeți cu NU. Cu Da, veți răspunde dacă, după ce ați completat datele inițiale, ați de-validat statul de salarii și ați operat modificări în acesta, modificări legate de timpul de lucru sau orice alt element ce duce la modificarea fondului de salarii, a sumelor datorate. În cazul în care răspunsul este DA, va trebui să refaceți pașii descriși anterior pentru generarea D112.