Organizarea unui birou de contabilitate presupune muuuultă muncă, în plus tot timpul trebuie să vii cu ideii noi de îmbunătățire.

Anul acesta am trecut prin căutarea a cât mai multor idei bune de organizare. După ce depășești un anumit prag ca număr de firme și de angajați, nu ai ce să faci decât să te organizezi. Și oricum de la un moment dat, ajungi inclusiv tu să nu mai știi ce ar trebui să faci și te găsești că doar trec zilele fără mare rezultat.

Așadar am conceput, împreună cu echipa mea, tot felul de “programele” in Google Sheet, Dropbox Paper, am cochetat cu Process Street, Asana, etc …. am făcut tot felul de experimente, unele mai costisitoare de banii altele de timp.

Am mers la tot felul de cursuri, am urmărit tot felul de ideii… Pentru mine cel mai de impact a fost Boot Camp-ul lui Andy Szekely și de departe ce am învățat de la o prezentare de-a lui Răzvan Căzănescu. Un alt personaj de impact pentru mine acum este Dan Luca, a început și el în BigFour, deci este de-al nostru 🙂

O listă a ce am implementat in biroul nostru de contabilitate din Oradea, găsești mai jos:

1. Ne-am conceput un progrămel care să ne arate pentru fiecare luna, pe fiecare jucător de echipă (angajat) care este situația firmei: finalizat, nefinalizat, nu este cazul să fie finalizat lunar (gen firme fără activitate, PFA-uri).

2. Am conceput un progrămel care in baza balanței contabile, exportate in excel din Saga, să ofere o serie de indici financiari plus alte informații de interes pentru proprietarii de firmă. Astfel din 3 click-uri avem un grafic frumos colorat așteptat de antreprenori.

3. Am conceput un progrămel prin care să completăm mai repede contractele de contabilitate, contracte de muncă, acte adiționale și tot felul de documente care au un cadru fix. Așa ne-am asigurat că nu rămâne in vreun loc in document denumirea altei firme (lucru care se mai întâmpla și care este foarte neplăcut).

4. Avem un sistem de programare a întâlnirilor. Clienții noștri își programează când vor sa vină să ne vadă 🙂 Acest sistem are mai multe avantaje, printre care cel mai fain este că știi când vine clientul, astfel poți pregăti documentele care dorești să i le predai, nu se suprapun mai mulți clienți o dată iar clientul se responsabilizează – îl ajută și pe el să aibă programată întâlnirea.

5. Avem concepute proceduri specifice de lucru pe firmă și generale. Încă lucrăm la ele… și chiar este de lucru. Scopul este ca tot ce se întâmplă in birou să fie procedurat. Fiecare jucător de echipă vine cu propuneri de proceduri.

Avem și alte ideii care vrem să le punem în practică, iar cele implementate deja se rafinează de la o perioadă la alta.

Printre ideile de organizare, avem ceva care putem împărtăși cu tine. Este vorba despre un document în Google Sheet care cuprinde cheile de verificare ale firmelor din portofoliu la sfârșit de an. In partea de sus, vei găsi informațiile de care trebuie să ții cont, iar in partea de jos, ai un checklist care trebuie să îl completezi după ce faci verificările.

Documentul are doar dreptul de view nu și edit. Copiezi tabelul în alt fișier, după care faci ce alte modificări vrei la el. Vezi aici documentul.

Nu uita și de checklistul pentru declarațiile specifice în 2020. Îl găsești aici.

Am ajuns la concluzia că pe toată lumea ajută să fie organizat. Îți protejezi psihicul când știi că totul este verificat, clasificat, sintetizat și urmărit.

La tine ce merge bine pe partea de organizare? Orice idee bună poate face o diferență 🙂

Dă share dacă ți-a fost de folos și îți mulțumesc pentru asta!