Ai de-a face cu plăți către nerezidenți? Atunci ai nimerit unde trebuie. Vom parcurge pașii esențiali pe care trebuie să-i urmezi, astfel încât să știi exact ce ai de făcut și cum să gestionezi totul fără bătăi de cap.

Ce este un Nerezident și Cum se Impozitează Veniturile Sale?

Un nerezident este o persoană juridică sau fizică care nu are domiciliul sau sediul permanent în România, dar care obține venituri din activități economice desfășurate în România. Potrivit Titlului VI din Codul Fiscal, veniturile obținute de nerezidenți din România sunt supuse impozitului pe veniturile obținute din surse românești.

Astfel, impozitul se aplică veniturilor brute obținute de nerezidenți din România. Cota standard este de 16% pentru majoritatea veniturilor, însă există anumite excepții.

 

Certificatul de Rezidență Fiscală (CRF): Ghid Esențial

CRF-ul este un document care demonstrează că un nerezident plătit de tine nu ar trebui să plătească impozit de două ori (în țara lui și în România), conform Convențiilor de evitare a dublei impuneri. Însă ca să-l folosești în mod corect, trebuie să ai grijă la câteva aspecte:

Pașii pentru a Verifica Valabilitatea CRF-ului

• Ai nevoie să primești originalul sau o copie legalizată. Atenție, scanările trimise pe email (de exemplu, de la Upwork sau Envato) nu sunt considerate valide.

• Dacă primești certificatul în altă limbă, îți trebuie o traducere autorizată.

• Certificatul trebuie să fie valid la data plății.

• Certificatul electronic este valabil doar dacă poate fi vizualizat pe un site oficial.

• Este valabil pentru anul în curs, plus încă 60 de zile pentru anul următor (undeva până prin 4 martie). După această perioadă, se solicită un nou CRF pentru anul în care faci plata. Cu toate acestea, pentru a fi sigur, va trebui să soliciți și certificatul de rezidență fiscală valabil pentru anul în care se face plata. Poate în anul în curs, nerezidentul își schimbă rezidența.

Ce informații trebuie să conțină un CRF valid?

1. Denumirea autorității fiscale care l-a emis.
2. Identificarea clară a beneficiarului (adică a firmei nerezidente).
3. Mentiunea că beneficiarul este rezident fiscal în statul de origine.
4. Semnătura persoanei care emite certificatul.

Un detaliu important: Pe CRF nu trebuie să fie menționat plătitorul de venituri (firma ta), conform Normelor de aplicare pentru Art. 230 din Codul Fiscal (pct. 9). Așadar, chiar dacă numele firmei tale nu apare pe certificat, acest lucru nu afectează valabilitatea lui.

Ce faci dacă primești doar o scanare?

Unele platforme, cum ar fi Upwork sau Envato, îți pot trimite doar o scanare a certificatului. Important de reținut: scanarea nu este considerată un certificat electronic valid. Poți lista emailul prin care ai primit documentul și să-l atașezi la dosar, dar trebuie să fii conștient că aceasta reprezintă un risc maxim. Inspectorul ANAF ar putea solicita originalul, iar fără un certificat electronic verificabil sau original, nu vei putea aplica prevederile Convenției și vei fi expus la impozitarea conform Codului Fiscal. În final, depinde ce ești dispus să îți asumi în cazul unui control.

 

Modalitatea de lucru – Pașii esențiali:

Pasul 1: Verifică dacă venitul este impozabil cu reținere la sursă

Conform Art. 223, alin. 1 din Codul Fiscal, trebuie să analizezi fiecare plată externă (facturi în valută către nerezidenți) pentru a vedea dacă se încadrează într-una dintre următoarele categorii de venituri impozabile:

• Dividende (lit. a)

• Dobânzi (lit. b, c)

• Redevențe (lit. d, e)

• Comisioane (lit. f, g)

• Servicii de consultanță și management prestate atât din România cât și din străinătate (lit. i).

• Servicii prestate pe teritoriul României (lit. k). Aici obligatoriu vei depune D017 în termen de 30 de zile de la data contractului cu nerezidentul.

• Venituri din lichidarea unei persoane juridice române (lit. o)

Cum procedezi? Analizezi fiecare factură și identifici dacă se încadrează în una dintre aceste categorii. Așa te asiguri că nu omiți nimic important. Nu te baza doar pe instinct – verifică de fiecare dată! 👉 Important: Dacă o tranzacție nu este listată la Art. 223, aceasta nu necesită analiză pentru reținerea la sursă a impozitului pe veniturile nerezidenților și nici nu implică solicitarea unui Certificat de Rezidență Fiscală (CRF).

Pasul 2: Ai Certificat de Rezidență Fiscală (CRF)?

Dacă ai identificat o factură care se încadrează într-o categorie impozabilă la pasul 1, trebuie să verifici dacă ai un CRF valabil de la nerezident. Dacă ai acest certificat, poți să aplici prevederile Convenției de evitare a dublei impuneri și să nu reții impozit la sursă conform Codului Fiscal. Dacă nu ai, treci direct la reținerea impozitului conform Codului Fiscal.

Cum verifici valabilitatea unui CRF?

Este foarte important să verifici ca certificatul să fie:

• Valabil la data plății (cum am menționat în prima secțiune),

• În formatul corect (original sau copie legalizată),

• Tradus corespunzător (dacă este emis într-o altă limbă).

Sfat practic: Asigură-te că certificatul respectă toate cerințele legale, altfel riști să plătești în plus sau să faci rectificative mai târziu.

Pasul 3: Ce faci dacă ai un CRF valabil?

Felicitări! Dacă ai verificat și certificatul este valid, urmează să aplici prevederile Convenției de evitare a dublei impuneri dintre România și țara nerezidentului. De exemplu, dacă plătești redevențe către un nerezident, verifici convenția pentru a vedea ce impozit se aplică. În acest caz, definițiile pentru redevențe, comisioane și alte categorii de venituri vor fi cele stabilite de Convenția de evitare a dublei impunerii și nu de Codul Fiscal.

Un exemplu practic pentru redevențe:

Dacă ai o redevență, consultă definiția din convenție pentru a vedea cum este descrisă. Din moment ce ai CRF valid nu te mai interesează definiția din Codul Fiscal pentru redevență. Apoi, verifică alineatul 2, unde este menționat “totuși“, și reții impozitul conform convenției.
La fel și pentru comisioane. Dacă nu ai o prevedere specifică pentru comisioane, te poți orienta după capitolul privind profiturile întreprinderilor (art. 7), unde nu se reține impozit la sursă.

Pasul 4: Ce se întâmplă dacă nu ai un CRF valabil?

Dacă nu ai primit certificatul la timp sau nu poți obține unul, va trebui să reții impozitul conform Codului Fiscal. În acest caz, definițiile pentru redevențe, comisioane și alte categorii de venituri vor fi cele stabilite de Codul Fiscal, nu cele din Convenție, deoarece nu dispui de un Certificat de Rezidență Fiscală valid. Aici sunt câteva reguli clare:

• 8% pentru dividende.

• 16% pentru alte tipuri de venituri (de exemplu, dobânzi, comisioane, etc.).

• 10% pentru persoane fizice.

• 50% pentru tranzacții artificiale.

Important: Dacă ulterior primești certificatul de rezidență, poți face o declarație rectificativă la D100 și returna impozitul nerezidentului.

În lipsa CRF-ului, reții impozitul la sursă pentru toate veniturile specificate în Art. 223 din Codul Fiscal.

 

Cum Completezi Declarațiile Fiscale pentru Nerezidenți (D100 și D207)

După ce ai clarificat dacă venitul este impozabil și dacă ai sau nu un certificat de rezidență fiscală (CRF), următorul pas este să completezi corect declarațiile fiscale. Atenție: sunt două declarații importante de care trebuie să ții cont – Declarația 100 și Declarația 207. Iată cum funcționează:

Depunerea Declarației 100

Dacă ai reținut impozit la sursă (conform Codului Fiscal sau convențiilor), trebuie să depui Declarația 100 până în 25 ale lunii următoare plății. Este esențial să declari impozitul reținut, chiar dacă ulterior vei obține un certificat de rezidență fiscală și vei face o rectificare.

Exemplu practic: Să spunem că ai făcut o plată către un nerezident pentru servicii de consultanță în luna ianuarie și nu ai avut un CRF la momentul plății. Va trebui să reții impozitul la sursă conform Codului Fiscal și să depui Declarația 100 până pe 25 februarie.

Depunerea Declarației 207

Declarația 207 se completează și se depune pentru toate veniturile obținute de nerezidenți din România, fie că acestea sunt impozabile sau nu. Această declarație este depusă până în ultima zi a lunii februarie a anului următor plăților.

Ce se declară în D207?

Declarația 207 include:

• Venituri impozabile conform Art. 223, alin. 1 din Codul Fiscal. Aici intră, de exemplu, veniturile din dividende, dobânzi, redevențe, comisioane și servicii prestate.

• Venituri scutite conform Art. 229. De exemplu, dividendele și dobânzile pentru care ai certificat de rezidență fiscală și anexa aferentă convenției.

Cum completezi D207?

1. Capitolul III, punctul 1: Declari veniturile impozabile. Acestea pot fi:

• Neimpozabile (coloana 1): Aici treci veniturile care nu au fost impozitate conform Codului Fiscal sau convenției.
• Impozitate conform Codului Fiscal (coloana 2): Completezi cu veniturile pentru care ai reținut impozit la sursă.
• Impozitate conform convențiilor (coloana 3): Declari veniturile impozabile conform convențiilor de evitare a dublei impuneri.

1. Capitolul III, punctul 2: Declară veniturile scutite de impozit conform Art. 229. De obicei, aici se includ:

• Dividendele plătite unei persoane juridice nerezidente pentru care ai CRF, împreună cu Anexa 16.
• Dobânzile pentru care ai CRF și Anexa 15.

Cum obții Numărul de Identificare Fiscală (NIF) pentru nerezidenți

În cazul în care trebuie să declari veniturile unui nerezident în România, ai nevoie de Numărul de Identificare Fiscală (NIF) pentru acesta. Iată ce trebuie să faci pentru a obține NIF-ul:

Documente necesare pentru obținerea NIF-ului:

1. Formularul 015: Cerere pentru atribuirea NIF.
2. Împuternicire: Dacă obții NIF-ul în numele nerezidentului.
3. Contractul între firma din România și nerezident.
4. Document care atestă înregistrarea fiscală a nerezidentului: Poate fi un certificat de la Registrul Comerțului sau un document echivalent din țara de rezidență.

 

Metoda „Net of Tax” și „Gross-Up” în Plățile Către Nerezidenți

Atunci când se stabilesc termeni contractuali între o firmă din România și un nerezident, modul de impozitare poate varia în funcție de metoda de plată și acordurile stipulate în contract. Există două modalități principale de gestionare a impozitului pe venituri: Net of Tax și Gross-Up.

1. Metoda „Net of Tax”

Aceasta presupune că impozitul reținut la sursă este suportat de beneficiarul venitului (nerezidentul). Astfel, suma netă care ajunge la nerezident este deja diminuată cu impozitul aplicabil. În acest caz, plătitorul român reține și virează la stat impozitul pe veniturile nerezidentului, conform convenției de evitare a dublei impuneri sau conform Codului Fiscal, dacă nu există un certificat de rezidență fiscală (CRF).

Exemplu practic:
Firma din România achită unui furnizor din Italia 10.000 EUR pentru servicii de consultanță. Contractul prevede metoda „Net of Tax”, iar furnizorul italian nu prezintă un CRF. Firma românească va reține impozitul de 16% din suma brută, deci va trimite furnizorului suma netă de 8.400 EUR, iar restul de 1.600 EUR va fi reținut ca impozit la sursă și plătit către autoritățile fiscale din România.

Bază legală: Art. 223 alin. (1) lit. i) Cod Fiscal.

2. Metoda „Gross-Up”

În cazul metodei „Gross-Up”, contractul stipulează că impozitul este suportat de plătitorul venitului, astfel încât nerezidentul primește suma brută convenită fără nicio deducere. În această situație, plătitorul va calcula și plăti impozitul în plus, astfel încât suma totală achitată statului să includă atât valoarea brută a venitului, cât și impozitul.

Cum se calculează suma totală? Pentru a determina cât trebuie să plătești în total, inclusiv impozitul, se folosește formula:

Impozit = 16% x valoare factura x 100 /84

Exemplu practic:
O firmă din România plătește unui partener din Olanda dobânzi de 10.000 EUR, iar contractul prevede metoda „Gross-Up”. Dacă firma din Olanda nu prezintă un CRF, impozitul aplicabil este de 16%. În acest caz, firma din România va trebui să plătească în total:

Impozit = 16% * 10.000 euro * 100/84 = 1.904 euro

Astfel, firma din România va reține 1.904 EUR drept impozit și va plăti 10.000 EUR partenerului din Olanda.

Bază legală: Art. 223 alin. (1) Cod Fiscal.

Nu poți aplica cota din convenția de evitare a dublei impuneri pentru metoda „gross-up”. Convențiile nu se aplică atunci când plătitorul suportă impozitul, ci se aplică cotele standard din Codul Fiscal (16% sau 8%). Nu poți să faci ”gross-up” cu cotele din conveție ci doar cu cele din Codul Fiscal.

Prevederile titlului VI din Codul fiscal se aplică atunci când beneficiarul venitului obţinut din România este rezident al unui stat cu care România nu are încheiată convenţie de evitare a dublei impuneri sau când beneficiarul venitului obţinut din România, rezident al unui stat cu care România are încheiată convenţie de evitare a dublei impuneri, nu prezintă certificatul de rezidenţă fiscală sau documentul prevăzut la pct. 19 alin. (1) ori atunci când impozitul datorat de nerezident este suportat de către plătitorul de venit.

 

Art 25, alin.(4)

Următoarele cheltuieli nu sunt deductibile:

a) cheltuielile proprii ale contribuabilului cu impozitul pe profit datorat, inclusiv cele reprezentând diferențe din anii precedenți sau din anul curent, precum și impozitele pe profit sau pe venit plătite în străinătate. Sunt nedeductibile și cheltuielile cu impozitele nereținute la sursă în numele persoanelor fizice și juridice nerezidente, pentru veniturile realizate din România, precum și cheltuielile cu impozitul pe profit amânat înregistrat în conformitate cu reglementările contabile aplicabile;

 

Studii de Caz Practice pentru Plățile Către Nerezidenți

Să trecem acum la exemple practice, pentru a înțelege cum se aplică regulile fiscale în diverse situații. Vom aborda cele mai frecvente tipuri de tranzacții și cum se impozitează acestea.

Reclama și Publicitatea

Situația: Ai plătit pentru servicii de reclamă și publicitate unui nerezident.

Cum se aplică reglementările?
Publicitatea nu este inclusă în Art. 223, alin. 1 din Codul Fiscal, așadar, aceste venituri sunt considerate exonerate de impozit. Nu trebuie să soliciți certificat de atestare fiscală pentru ele, deoarece serviciile care nu sunt prestate pe teritoriul României nu sunt impozabile.

Spațiul de stocare și gazduire web

Situația: Ai achiziționat servicii de stocare sau gazduire web de la un furnizor nerezident.

Cum se aplică reglementările?
Serviciile de stocare și gazduire web nu sunt considerate redevențe. Acestea sunt servicii furnizate pe un server virtual, nu pe un echipament fizic (de exemplu, un server dedicat). Redevențele implică folosirea unui echipament fizic, ceea ce nu este cazul aici, deci nu trebuie să reții impozit la sursă.

Achiziția de software

Situația: Ai cumpărat o licență software de la un furnizor nerezident.

Cum se aplică reglementările? Dacă software-ul este achiziționat pentru uz propriu, nu este considerat o redevență și nu reții impozit la sursă. Însă, dacă ai achiziționat o licență temporară pe care o multiplici și generezi venituri din aceasta, se consideră redevență și trebuie să aplici reținerea la sursă.

Comision PayPal, Envato, Upwork, Booking, Airbnb

Situația: Ai plătit un comision pentru serviciile oferite de platforme precum PayPal, Envato sau Upwork.

Cum se aplică reglementările? Dacă factura specifică un comision („tax fee”), acest venit este impozabil. Aplici impozit conform Codului Fiscal sau conform convenției de evitare a dublei impuneri, dacă ai un certificat de rezidență fiscală valabil.

Compensările

Situația: Ai compensat o plată (dobândă, dividend) cu o altă datorie.

Cum se aplică reglementările? Conform legislației fiscale, compensările sunt tratate ca plăți. De exemplu, dacă transformi dobânda într-un capital social sau dividendele într-o creditare, sau ai capitalizare de dobândă în principalul împrumutului, ”plata” respectivă este impozabilă la sursă. Chiar dacă transformi acele sume în altceva, inițial ele sunt considerate plăți supuse impozitului.

Redevență pentru Drepturi Integrale

Situația: Ai cumpărat un scenariu de film de la un scenarist rezident fiscal în Germania și l-ai folosit în totalitate în producția ta.

Cum se aplică reglementările?
Dacă dreptul de autor a fost cedat integral pentru o anumită piață (de exemplu, piața UE), atunci plata nu este considerată redevență. Când un nerezident cedează drepturile de proprietate intelectuală în mod integral, nu se aplică impozit la sursă.

Redevență pentru Software

Situația: Ai cumpărat o licență software de la o firmă nerezidentă, însă ai primit și codul sursă al programului pentru a dezvolta un produs derivat.

Cum se aplică reglementările?
În acest caz, plata se consideră redevență, deoarece ai primit și drepturile asupra codului sursă, nu doar dreptul de a folosi software-ul. Redevențele sunt supuse impozitării conform Codului Fiscal și convențiilor de evitare a dublei impuneri.

Distribuție Exclusivă

Situația: Ai plătit unei firme din Bulgaria pentru dreptul exclusiv de distribuție a unui produs pe piața din România.

Cum se aplică reglementările?
Plata pentru distribuție exclusivă nu este considerată redevență și nu trebuie să reții impozit la sursă. În schimb, acest venit ar putea fi tratat ca profit al întreprinderii, care este impozabil doar în Bulgaria, conform convenției de evitare a dublei impuneri dintre România și Bulgaria.

Notă: În cazul în care contractul include servicii de consiliere tehnică (de exemplu, ajutor pentru instalarea produsului), asigură-te că nu se încadrează la servicii de consultanță, care ar putea fi impozabile în România.

Descărcare de Produse Digitale

Situația: Ai descărcat o fotografie de la un furnizor nerezident pentru a o folosi în reclame.

Cum se aplică reglementările?
Această plată se consideră redevență, deoarece implică un drept de utilizare a unei proprietăți intelectuale (fotografia). Dacă nu ai certificat de rezidență fiscală de la furnizor, trebuie să reții impozit conform Codului Fiscal.

Servicii de Implementare Software

Situația: O firmă nerezidentă implementează un software pentru tine, iar serviciul include deplasarea personalului în România.

Cum se aplică reglementările?
Chiar dacă contractul nu specifică unde sunt prestate serviciile, deplasarea personalului în România face ca serviciul să fie considerat prestat pe teritoriul României. În acest caz, veniturile firmei nerezidente sunt impozabile în România, iar tu trebuie să reții impozit la sursă.

Redevențe versus Servicii: Cum faci diferența?

Un aspect care poate crea confuzie este diferența dintre redevențe și servicii. Să clarificăm:

• Redevențele implică drepturi de utilizare a unei proprietăți intelectuale sau echipamente industriale (software, brevete, drepturi de autor etc.).

• Serviciile presupun furnizarea unei activități sau a unui know-how fără transferul unui drept.

Exemplu: Dacă plătești pentru utilizarea unui echipament industrial, acest lucru este considerat o redevență și este impozabil conform Codului Fiscal. În schimb, dacă plătești pentru mentenanța acelui echipament, aceasta este considerată un serviciu și poate să nu fie impozabilă.

 

Concluzii: Cum să te asiguri că totul este corect

Gestionarea plăților către nerezidenți poate părea complicată, dar dacă urmezi pașii corect, vei reuși să te conformezi legislației fără probleme. Iată câteva sfaturi finale pentru a te asigura că totul este în regulă:

1. Verifică mereu dacă venitul este impozabil conform Art. 223 din Codul Fiscal. Nu toate plățile către nerezidenți sunt impozabile.
2. Solicită certificat de rezidență fiscală (CRF) pentru a beneficia de prevederile convențiilor de evitare a dublei impuneri. Asigură-te că certificatul este valabil și că ai o copie legalizată sau originalul.
3. Depune Declarația 100 până în 25 ale lunii următoare dacă ai reținut impozit la sursă. Dacă primești ulterior CRF-ul, poți face o rectificativă.
4. Depune Declarația 207 până la sfârșitul lunii februarie a anului următor pentru toate veniturile obținute de nerezidenți din România, fie că sunt impozabile sau nu.
5. Consultă un expert contabil sau un consultant fiscal dacă ai dubii. Reglementările fiscale sunt complexe, iar o mică eroare poate duce la complicații pe care le poți evita din timp.

---

Dacă totul încă pare complicat, amintește-ți că înțelegerea detaliilor fiscale este o artă. Iar ca orice artă, devii mai bun pe măsură ce exersezi. Cu fiecare plată către nerezidenți, vei deveni mai stăpân pe situație. Iar dacă apar întrebări, suntem aici să te ajutăm – fie cu o sesiune de consultanță, fie cu un răspuns detaliat în scris pentru speța ta!