Natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal

Fișierul standard de control fiscal (SAF – T), reprezintă un standard internațional utilizat pentru transferul electronic de date din evidența contabilă și fiscală, de la contribuabili/plătitori către autoritățile fiscale și auditori.

SAF – T permite organelor fiscale accesul la date din evidența contabilă și fiscală ale contribuabililor/plătitorilor, stocate și prelucrate în mediu electronic.

În SAF – T, vor apărea:

1. înregistrările contabile din Registrul Jurnal, 
2. documentele sursa: facturi vanzare, facturi achizitie, plăti, mișcări de bunuri, tranzacții cu active, 
3. nomenclatoare: nomenclatoarele de clienți, furnizori, taxe, stocuri, active, unități de masura.

Informațiile de mai sus, vor fi declarate prin D406. La declarația D406 veți avea atașat un fișier XML generat din programul de contabilitate sau poate în timp, softurile contabile vor genera automat cu XML-ul atașat D406 direct din soft.

Procedura și condițiile de transmitere a fișierului standard de control fiscal (SAF – T)

Pentru pregătirea și transmiterea fișierului standard de control fiscal prin intermediul D406 se derulează următoarele activități:

1. a) generarea fișierului SAF – T în format XML de către sistemul informatic al contribuabilului/plătitorului;
2. b) verificarea structurii fișierului XML și a corelațiilor dintre date prin programul informatic “Validator” pus la dispoziție de către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF);
3. c) generarea Declarației informative D406 ca document electronic în format PDF cu XML atașat (dacă acesta a îndeplinit condițiile de verificare) semnat electronic. 

Transmiterea D406 se poate face de către contribuabilii/plătitorii cu obligația de depunere, începând cu prima zi calendaristică a lunii următoare perioadei pentru care obligația devine activă, până la data – limită de depunere – ultima zi a lunii care urmează perioadei pentru care se face raportarea.

Prima Declarație informativă D406 validată, depusă pentru o lună sau un trimestru de către un contribuabil/plătitor este considerată declarație inițială. Declarațiile ulterioare depuse pentru aceeași perioadă (lună/trimestru) sunt automat considerate declarații rectificative.

Declarațiile rectificative care se depun pentru corectarea unei erori materiale, omisiuni etc. trebuie să cuprindă toate informațiile din declarația inițială, plus cele asupra cărora s-au efectuat corecții.

Termenele de transmitere de către contribuabili/plătitori a fișierului standard de control fiscal (SAF – T)

Declarația informativă D406 se transmite în format electronic, data – limită de transmitere fiind:

– ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare, respectiv luna/trimestrul calendaristic, după caz, pentru alte informații decât cele privind secțiunile “Stocuri” și “Active”;

– la termenul de depunere a situațiilor financiare aferente exercițiului financiar, în cazul secțiunii “Active”;

– la termenul stabilit de organul fiscal central, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitării, în cazul secțiunii “Stocuri”.

Contribuabilii/Plătitorii transmit Declarația informativă D406 lunar sau trimestrial, urmând perioada fiscală aplicabilă pentru taxa pe valoarea adăugată (TVA). Contribuabilii care au ca perioadă fiscală aplicabilă pentru taxa pe valoarea adăugată semestrul sau anul transmit Declarația informativă D406 trimestrial.

Contribuabilii care nu sunt înregistrați în scopuri de TVA transmit Declarația informativă D406 trimestrial.

Data – limită pentru transmiterea declarațiilor informative D406 privind fișierul standard de control fiscal este ultima zi calendaristică din luna depunerii, reprezentând luna calendaristică imediat următoare perioadei pentru care a fost pregătită declarația informativă.

Contribuabilii/Plătitorii beneficiază de o perioadă de grație de:

– 6 (șase) luni pentru prima raportare, respectiv cinci (cinci) luni pentru a doua raportare, 4 (patru) luni pentru a treia raportare, 3 (trei) luni pentru a patra raportare, 2 (două) luni pentru a cincea raportare, pentru contribuabilii care au obligația de transmitere lunară a fișierului SAF – T;

– 3 (trei) luni pentru prima raportare, pentru contribuabilii care au obligația de transmitere trimestrială a fișierului SAF – T.

Perioada de grație se calculează pornind de la ultima zi a perioadei de raportare pentru care aceasta se acordă, când obligația de transmitere devine efectivă pentru respectivul contribuabil.

Astfel, contribuabilii/plătitorii nu sunt sancționați contravențional, conform prevederilor art. 3371 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările și completările ulterioare, dacă depun Declarația informativă D406 validă în termenul maxim prevăzut mai sus.

Informațiile privind “Activele” din cadrul Declarației informative D406 sunt întocmite la nivelul anului financiar aplicat de către contribuabili și transmise printr-o singură depunere, respectiv o singură raportare a Declarației informative D406, până la data depunerii situațiilor financiare aferente exercițiului financiar la care se referă.

Declarația informativă D406 pentru “Active” se poate transmite ca o declarație independentă, nefiind necesară introducerea tuturor secțiunilor/sub secțiunilor dintr-o Declarație informativă D406, ci doar a zonelor indicate ca fiind obligatorii pentru transmiterea acestui tip de informație.

Informațiile privind “Stocurile de produse” și “Producție în curs” sunt transmise pe baza unei solicitări specifice din partea organelor fiscale centrale. În funcție de perioada pentru care se solicită furnizarea informațiilor privind stocurile prin fișierul standard de control fiscal (SAF – T), contribuabilii furnizează una sau mai multe declarații informative cuprinzând sub secțiunile din fișierul SAF – T relevante pentru “Stocuri”, separate pentru fiecare dintre lunile/trimestrele calendaristice cuprinse în perioada pentru care a fost trimisă solicitarea din partea organelor fiscale centrale.

Declarațiile informative D406 pentru “Stocuri” se depun în termenul stabilit de organul fiscal central, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitării.

Data/Datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligate să transmită fișierul standard de control fiscal

Obligația de transmitere a fișierului standard de control fiscal prin intermediul Declarației informative D406 devine efectivă pentru fiecare categorie de contribuabili, astfel:

– pentru contribuabilii încadrați în categoria marilor contribuabili la data de 1 ianuarie 2022, care au făcut parte din această categorie și în anul 2021, obligația de depunere a Declarației informative D406 începe de la data de 1 ianuarie 2022, care reprezintă data de referință pentru mari contribuabili;

– pentru contribuabilii încadrați în categoria marilor contribuabili la data de 1 ianuarie 2022, care nu au făcut parte din această categorie în anul 2021, obligația de depunere a Declarației informative D406 începe de la data de 1 iulie 2022, care reprezintă data de referință pentru noii mari contribuabili;

– pentru contribuabilii încadrați în categoria contribuabili mijlocii la data de 31 decembrie 2021, obligația de depunere a Declarației informative D406 începe de la data de 1 ianuarie 2023, care reprezintă data de referință pentru contribuabilii mijlocii;

– pentru contribuabilii încadrați în categoria de contribuabili mici la data de 31 decembrie 2021, obligația de depunere a Declarației informative D406 începe de la data de 1 ianuarie 2025, care reprezintă data de referință pentru contribuabilii mici;

– pentru contribuabilii nou – înregistrați/încadrați după data de referință pentru fiecare categorie în parte, obligația de depunere a Declarației informative D406 începe de la data efectivă a înregistrării, prima depunere a Declarației informative D406 urmând să se facă în ultima zi a lunii care urmează perioadei pentru care se face raportarea, ulterior datei de referință pentru categoria în care au fost înregistrați/încadrați.

Categoriile de contribuabili/plătitori exceptate de la transmiterea fișierului standard de control

Următoarele categorii de contribuabili nu au obligația de depunere a fișierului standard de control fiscal (SAF – T):

– persoanele fizice autorizate (PFA);

– întreprinderile individuale (II);

– întreprinderile familiale (IF);

– persoanele fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ (PFL);

– asociațiile familiale (ASF);

– societățile profesionale de avocați cu răspundere limitată (SPAR) și cabinetele individuale de avocat;

– societățile profesionale notariale și birourile individuale notariale;

– cabinetele medicale individuale (CMI);

– societățile profesionale practicieni în insolvență (SPI);

– întreprinderile profesionale unipersonale cu răspundere limitată (URL);

– instituțiile publice (PUB), indiferent de sursa lor de finanțare sau de categoria de contribuabili la care sunt încadrate;

– autoritățile administrative, indiferent de sursa lor de finanțare.