Să spunem că ai ajuns să ai prima firmă la care urmează să ții contabilitatea sau, de ce nu, urmează să lucrezi la un birou de contabilitate sau urmează să fii contabil într-o societate comercială. Poți să te afli în multe situații în care trebuie să cunoști care este primul pas, să știi cu ce trebuie să începi.

Trebuie să știi să analizezi o firmă pentru a o cunoaște. Firmele sunt ca oamenii, trebuie să știi să îi citești, să îi cunoști pentru a nu avea surprize mai târziu.  Trebuie să știi la ce poți să te aștepți.

Depinde cu ce firma ai de-a face. Dacă vorbim de societății comerciale, denumite generic SRL-uri sunt unele aspecte cheie care trebuie urmărite, iar daca vorbim de profesii liberale, denumite generic PFA-uri, trebuie să urmarești alte aspecte.

Să vedem!

Pași de urmat în contabilizarea unui SRL

Pentru a începe cu dreptul contabilizarea unui SRL, trebuie să urmezi următorii pași:

• 1. Verifici firma pe www.mfinante.ro – în partea dreaptă mergi la Agenți economici- Informații fiscale și bilanșuri – alegi ce îți este mai ușor (CUI-ul firmei sau denumirea și județul).

Aici o să îți arate mai multe informații de care ai nevoie: obiectul principal de activitate, când s-a înființat firma, îți arată un sumar al vectorului fiscal, adică în traducere, îți arată dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA și dacă are salariați, etc.

Aici îți arată când este depusă ultima declarație de mentiuni, D010. Tot aici vezi care este ultimul bilanț depus, îl poți vizualiza pentru a-ți putea face o imagine de ansamblu despre firmă.

• 2. Cere copie după CUI și Actul Constitutiv.

După ce ai aruncat o privire pe www.mfinante.ro, ceri admnistratorului o copie dupa CUI adică dupa Certificatul de Înregistrare primit de la Registrul Comerțului, o să ai nevoie de multe ori de el.

Trebuie să ceri o copie și după Actul Constitutiv pentru a cunoaște asociații din firmă și părțile sociale deținute de fiecare. O să ai nevoie pe parcurs de aceste informații. In primul rând o sa ai nevoie de ele la întocmirea bilanțului și la întocmirea Manualului de politici contabile.

• 3. Scoate o fișă de rol sau fișa sintetică pe contribuabil.

Este foarte important să ai o fișă de rol scoasă de la administrația finanțelor de care aparții, înainte de a prelua contabilitate firmei, pentru a ști cu ce pornești.

În fișa de rol apar toate declarațiile depuse la finanțe, apar plățile la contribuții și impozite. Aici vezi dacă este la zi cu plata datoriilor către stat și dacă are depuse toate declarațiile. Este important să fii atent la acest aspect pentru a vedea dacă firma este la zi cu contabilitatea. Dacă, spre exemplu, vezi că ultima declarație este depusă în octombrie 2013 iar noi suntem în aprilie 2014, înseamnă că pe perioada trimestrului 3 din anul 2013 (dacă firma are perioada fiscală* trimestru) sau pe lunile octombrie 2013 până în martie 2014 (dacă firma are perioada fiscală luna) declarațiile societății nu sunt depuse. Pentru nedepunerea declarațiilor pot fi mai multe motive: administratorul sau patronul, cum ii spunem noi, nu este serios în sensul că nu aduce actele la timp sau nu plătește contabilul, sau poate are alte probleme, care noi trebuie să le cunoaștem. Acum este momentul să punem întrebări.

Cu cât fișa este mai curată cu atât o sa ai de-a face cu un patron ordonat și cu o firmă la care o să îți facă plăcere să îi ții contabilitatea.

* Perioada fiscală se referă la periodicitatea cu care se depun declarațiile de TVA, salariați și impozit. O sa va spun în alt post cum se determină la o firmă perioada fiscală. O să vedeți, o să învățăm foarte multe lucruri în AtelierContabilitate.ro!

• 4. Solicită dosarele anterioare cu acte.

Pentru a cunoaște volumul de muncă, trebuie să ceri dosarele cu actele contabile pe ultimile 3 luni. Așa poți să îți faci o idee despre cât o sa lucrezi pe firmă, așa o să știi ce preț trebuie să ceri.

• 5. Solicită patronului să îți facă procura notarială pentru depunerea online a declarațiilor.

Cu o copie după buletinul tău administratorul trebuie să mearga la un notar să facă o procură pentru depunerea declarațiilor.

Ulterior o sa întocmești Declaratia 150 la care o sa atașezi procura și copie după buletinul tău. Se depune la ghișeu. Bineînțeles că înainte de a urma acești pași trebuie să ai un certificat digital pentru depunerea online a declarațiilor. Acesta se procură de la operatorii de certificate digitale și costă în jur de 50 de euro prima activare, după care se plătește cam 30 de euro pe an pentru prelungirea certificatului. Stai liniștit, o să vorbim despre acest certificat digital, o să îți spun în detaliu care sunt pașii de urmat pentru obținerea lui.

Ce trebuie să urmărești la un PFA?

Dacă avem așa de multe de urmărit la un SRL (și încă nu ți-am spus totul), la PFA lucrurile stau mult mai simplu.

În primul rând trebuie să știi că aici nu ai balanță și conturi contabile, la PFA totul stă în încasări și plăți.

Totuși trebuie să urmarești urmatoarele aspecte:

• verifici PFA-ul pe www.mfinante.ro;
• soliciți copie după CUI;
• scoți fișă de rol sau fișă sintetică, cum vrei să îi spui, se folosesc ambele denumiri;

Fișa de rol la PFA trebuie să o ceri atât pe CUI cât și pe CNP.
–   La PFA pe CNP sunt plațile la impozitul pe venit, sănătate și pensie.
–   Pe CUI o să avem TVA-ul și contribuțiile salariale, dacă PFA-ul are salariați.

• mai porți o discuție cu titularul PFA-ului pentru a vă înțelege la preț, și poți să te apuci de treabă. Cum spune englezul “piece of cake” adică “floare la ureche”.

Atât pentru data aceasta. Nu vreau să scriu posturi prea lungi, pentru că o să îți fie greu să le urmărești iar informația contabilă trebuie digerată. Dacă am vorbi despre lucruri banale ar fi mai ușor dar a fi contabil nu este atât de simplu.