Dacă ai terminat cu depunerea declarațiilor trebuie să treci la aranjarea și listarea situațiilor contabile la dosar.
Ce trebuie să conțină dosarul contabil, în viziunea mea, și care este ordinea de aranjare a actelor în dosar?

1. Prima dată se pune în dosar facturile de achiziții în ordine cronologică de la 1 a lunii spre data de 31. La facturile de achiziții, dacă este cazul, se listează NIR (Nota de recepție și constatare de diferențe). NIR-ul se listează pentru toate facturile care le înregistrăm pe cont din clasa 3 Stocuri.

În mod normal NIR-urile trebuie făcute de adminul sau angajatul intern al firmei. Ar trebui să le primim făcute, noi doar să le verificăm, dar depinde de specificul firmei și de volumul de activitate.

2. Următorul document este Jurnalul de cumpărări. Dacă ești la TVA la încasare, jurnalul de cumpărării îl listezi numai după ce ai operat casa și banca.

3. Urmează facturile de ieșiri.

4. Apoi Jurnalul de vânzări, care deasemenea se listează după ce a fost operată casa și banca.

5. Registrul de casă. La registru de casa, trebuie să listezi dispoziții de plată și de încasare, pe lângă chitanțele și bonulețele care le ai.

• Dispoziția de plată se listează pentru:

– restituirile de creditare firmă;
– plata salariilor lunare (dacă se fac cash și dacă se plătesc);
– depunere de banii în bancă.

• Dispoziția de încasare se listează pentru creditările de firmă.

La registru de casă trebuie să fi atent la următoarele aspecte:

– încasările și/sau plățile pe fiecare persoană nu trebuie să depășească 5.000 de lei, excepție cele de tip Cash&Carry pentru care plafonul este de 10.000 lei;
– sunt interzise plățile fragmentate în numerar către furnizori pentru facturile care depășesc 5.000 de lei. Diferența se plătește prin bancă.

Exemplu: dacă ai de la un furnizor o factură de 7.000 lei, poți să plătești 5.000 lei numerar iar restul de 2.000 lei prin bancă, în aceeași zi sau într-o zi ulterioară, dar nicidecum nu poți să plătești și cei 2.000 de lei numerar, în aceeași zi sau la o dată ulterioară.

– plățile către mai multe persoane juridice nu trebuie să depășească plafonul maxim pe zi de 10.000 lei. Deci nu ai voie într-o zi să faci plăți cumulate către persoane juridice mai mari de 10.000 lei, în schimb poți să încasezi oricât, chiar peste 10.000 de lei pe zi, cu condiția să nu fie încasare mai mare de 5.000 de lei/persoană juridică;
– plățile efectuate cu card nu sunt considerate plăți în numerar și nu sunt luate în calculul plafonului zilnic maxim de plăți;
– plățile și încasările de la și către persoanele fizice sunt plafonate începând cu 9 mai 2015.

Mai multe informații referitoare la plafonul privind numerarul în casă, citește aici.

6. Banca – aici nu trebuie să listezi nimic din programul de contabilitate, doar operezi banca și o atașezi la dosarul de acte, după registru de casă.

7. Statul de salarii, Nota contabilă aferentă salariilor și pontajul. Le listezi din program.

Pontajul ar trebui să îl primești făcut de client, în mod normal nu avem noi de unde să știm cine și cât a lucrat. Dar depinde de cât de mare este firma și de înțelegerea care o ai cu clientul.

8. Dacă vorbim de magazin cu amănuntul, trebuie să ai listat la dosar Raportul de gestiune (aici regăsim intrările și ieșirile de marfă pe fiecare zi din lună).

Raportul de gestiune nu este reglementat ca document financiar-contabil.

Pe partea de TVA, este bine să faci câteva verificări.

Soldul final al contului marfă 371 înmulțit cu cota de TVA folosită pentru respectiva gestiune de marfă (20% sau 9%) împărțit la 120 sau 109 trebuie să dea suma din 4428.Marfă. Adică 371*20%/120 = 4428.Marfă.

Dacă iese această cheie de control, sunt operate bine intrările și ieșirile de marfă, în sensul că nu ai încurcat cotele de TVA.

9. Dacă vorbim de depozit, trebuie să ai listat la dosar Situația lunară a stocurilor. Aceasta trebuie să corespundă cu soldurile finale la conturile de stocuri din Balanță. Depinde de volumul de activitate al firmei. Poate primim situația lunară, noi facem numai verificările.

8. Registrul imobilizări. Se listează tot din programul de contabilitate. Aici trebuie să verifici totalul intrări din registrul imobilizări cu soldul final debitor din balanță iar finalul din registrul imobilizări trebuie să corespundă cu soldul final creditor din balanță.

10. Situația furnizorilor și Situația clienților Verifici ca totalul la situații să dea cu soldul final din balanță pe conturile 401 respectiv 4111.

11. Situația și nota contabilă aferentă calculului diferențelor de curs. În Saga mergi la Închidere lună – Diferențe curs. Le calculează programul automat, doar verifici să fie ok și le listezi.

12. Odată la 3 luni, listezi nota contabilă pentru calculul impozitului pe microîntreprindere, dacă societatea este microîntreprindere sau dacă vorbim despre o societate plătitoare de impozit pe profit atunci listezi Registru de evidență Fiscală. Saga: Închidere lună – Calcul impozit (coloana 2).

13. Registru jurnal – îl listezi doar.

14. Balanța de verificare.

Aici verifici următoarele:
– Să nu ai balanță șchioapă, adică la sfârșit sume în partea de jos a balanței trebuie să ai aceleași valori pe sume inițiale, rulaje lună, total sume și solduri finale. Total debit = Total credit
– Să nu ai solduri cu minus. Gen 5198 care trebuie mutat la sfârșit de lună pe 666.
– Să ai închise conturile de TVA, respectiv 4426 și 4427. Dacă ești plătitor de TVA la trimestru atunci conturile de TVA se închid numai în ultima lună din trimestru.
– Să nu ai sold la 581, prin acest cont se plimbă banii din bancă în casă.
– Să ai plătite contribuțiile salariale și alte datorii care le ai la bugetul de stat – impozit micro/profit, impozit premii, impozit dividende, etc.
– Să ai plătite salariile.

Mai multe verificări pe balanță, inclusiv un material video, vezi aici.

După ce ai urmat toți pașii descriși mai sus și ai listat toate situațiile, poți să dai dosarul de acte la client.

Tu cum procedezi în practică? Poți să lași un comentariu mai jos…